Oproep deelname aan commissies.

In de nabije toekomst staan de evenementen “Mariniersdag” op 24 september en “veteranendag” 29 juni  en een jubileumviering 75 jaar COM  dec 2025 op de agenda.

Het is de bedoeling dat het organiseren van deze activiteiten door de afdelingen en identiteitsgroepen worden georganiseerd. Het landelijk bestuur houdt uiteraard toezicht op het functioneren van de commissie.

Bij deze doen wij dan ook een beroep op u om deel te nemen  aan zo’n commissie bestaande uit leden van afdelingen en identiteitsgroepen met de nodige enthousiaste, om uiteindelijk  samen de evenementen tot een succes te maken en door te laten gaan.

We zien alle aanmeldingen graag vóór 30 maart 2024 tegemoet bij de secretaris COM Utrecht.
Te bereiken via   comutrecht@gmail.com

Deze oproep behoeft nadere uitleg en zie hieronder de mededeling van het landelijk bestuur.

Toekomstbestendig besturen

Inleiding

Organisatiestructuur is een onderdeel van SODH. De wijze van besturen is een subonderdeel. Op basis van de ervaring die het bestuur gedurende SODH heeft opgedaan wenst zij op een andere, toekomstbestendige wijze te gaan besturen.

Huidige wijze van besturen

Huidig wil zeggen een structuur waarbij het bestuur zelf initiatieven ontplooit en deelneemt aan de organisatie, promotie en bijdrage in de uitvoering van allerlei centrale en decentrale activiteiten en evenementen. Waarbij de bestuursleden het hele land doorreizen om aanwezig te zijn. Huidig wil ook zeggen dat er vanuit de afdelingen en IDG’n weinig energie komt voor centrale activiteiten en evenementen. Huidig wil ook zeggen dat door het bestuur genomen initiatieven nauwelijks worden ondersteund vanuit de afdelingen en IDG’n. Sterker nog, op een aantal vlakken is er zelfs meer tegen-  dan medewerking. Het is – haaks op de kernwaarden – vaak “wij” en “zij”.

Nieuwe wijze van besturen

Nieuw wil zeggen dat de afdelingen en IDG’n uitvoerend zijn, uiteraard wel volgens statuten en HHR. Zij leggen wel verantwoording af aan het  bestuur. Het bestuur zorgt alleen nog voor essentiële componenten zoals de uitgifte van de Houwe Zo, de website, de (leden-) administratie, aanvragen RRF en het vertegenwoordigen van de vereniging en het bijwonen van bijeenkomsten als dat noodzakelijk is.

Activiteiten en evenementen die het afdelings- of IDG-niveau overstijgen worden alleen uitgevoerd als daar vooraf een commissie voor is samengesteld. Deze commissie rapporteert aan het bestuur, het bestuur neemt geen zitting in de commissie, maar houdt wel toezicht en adviseert. Het bestuur stelt ook het budget vast.

Het bestuur is dus belast met de uitvoering van het beleid en de begroting van de vereniging, rekening houdend met de voorgaande paragraaf, en legt jaarlijks verantwoording af aan de Ledenraad, het controlerende orgaan van de vereniging. De uitvoering van de regionale of idg-activiteiten en – evenementen ligt bij de besturen van de afdelingen of idg’n en die leggen zelf ook verantwoording af aan hun eigen achterban tijdens de ALV.

Voor de landelijke afstemming en om te vernemen wat leeft bij de afdelingen/idg’n onderhoudt het bestuur contact met de voorzitters van die afdelingen/idg’n.

Way forward

• Het bestuur zorgt voor participatie in de Lustrum stichting.
• Het bestuur zal de achterban, via de voorzitters, commissies laten samenstellen voor NLVD24 en 75 jaar COM.
• Let op, een consequentie is ook: “géén commissie, géén uitvoering”. Dus er wordt geen mariniersdag en ook geen outdoor event georganiseerd zonder dat daar (1) een initiatief voor is genomen, (2) het initiatief voor akkoord is bevonden en een (3) commissie is samengesteld.

Voorbeeld – NLVD

Bij huidig doet het bestuur met haar coördinatoren van alles en nog wat. Lunchbonnen uitdelen, promotiestand bezetten, ceremonieel organiseren, kleding uitdelen enzovoorts. En achteraf krijgen het bestuur bij huidig te horen dat het allemaal slecht was geregeld.

Bij nieuw doet het bestuur nagenoeg niets. Want in het geval de vereniging (lees: Ledenraad en/of voorzitters) wat wil dan zal er eerst een commissie moeten worden gevormd. De commissie krijgt een opdracht mee en zal met een plan moeten komen. Een 5 paragrafen order voor het gehele evenement (met indien aan de orde incl.  bijlagen over een veiligheidsplan en een risicoanalyse). De commissie rapporteert aan het bestuur en het bestuur adviseert waar nodig. De commissie zorgt ook voor de verdere uitvoering en evaluatie. Voor dit jaar zouden de componenten van zo’n plan (paragraaf 3) kunnen zijn:

• Communicatie vooraf
• Afstemmen met NLVD organisatie
• Koffie Ontvangst voor de bijzondere leden
• Ontvangst deelnemers COM
• Organisatie en uitvoering van lunch
• Indeling en uitrusten van personeel defilé
• Mariniers RV bij afloop defilé
• Goodie Bags
• Communicatie achteraf

Bestuur COM Utrecht